Служебная записка на приобретение товара: образец 2021 года

Служебная записка на приобретение товара: образец 2021 года

Служебные записки на приобретение бывают разными: на приобретение (покупку, закупку) канцтоваров, оборудования, мебели, спецодежды и др.

1. Общие замечания
2. Составление записки на покупку спецодежды
3. Пример служебной записки на приобретение

Общие замечания

1. Закон не обязывает регистрировать служебные записки, однако, как правило, они регистрируются. Нужно это для подтверждения подачи документа. В регистре можно проставить отметку о том, что записка является срочной. Это увеличит шансы на быстрое рассмотрение документа.
2. Законы не регламентируют форму служебной записки, а потому особенности составления документа часто устанавливаются локальными актами. Если внутренними актами форма записки не закреплена, то при оформлении нужно придерживаться общих деловых правил.
3. Записка может быть как рукописной, так и печатной. Главное требование к документу – наличие подписи, проставленной от руки. Для записки подойдет лист А4. В редких случаях в оформлении используется фирменный бланк. В записке нужно обязательно указать точное количество спецодежды, которое нужно закупить. Необходимо аргументировать потребность в покупке. Если есть документальное подтверждение этой необходимости, соответствующий документ рекомендуется приложить к записке.

Составление записки на покупку спецодежды

Служебная записка позволит уведомить начальство о необходимости покупки спецодежды. Она же будет актуальной и в том случае, если работодатель не желает приобретать спецодежду.

В данной ситуации документ поможет доказать, что начальство знало о соответствующей необходимости. В нем же можно зафиксировать законы, по которым работодатель обязан закупить спецодежду.

Записка – это инструмент для внутренней коммуникации. Главная функция документа – донесение сведений от одного работника другому. Оформляется обычно тогда, когда существует потребность в чем-то. К примеру, сотрудник обнаружил дефицит спецодежды.

В этом случае он оформляет записку и направляет ее вышестоящему начальству. Документ позволяет доказать, что до начальника была донесена определенная информация. Это актуально при отстаивании своих прав в суде.

Пример служебной записки на приобретение

Служебная записка на приобретение программного обеспечения

В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.

Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.

Начальник юридического отдела Агафеева И.П.

Главный бухгалтер Петренко В.А.

Исполнять служебную записку будет, как правило, бухгалтерия. Возможно, вместе с другим отделом (закупки, снабжения и т.п.).

В рублике о том, как написать служебную записку мы утверждаем, что составлять ее нужно на имя руководителя организации. В случае приобретения материальных ценностей – тем более.

Если только в организации не принято обращаться в структурное подразделение напрямую.

ОБРАЗЦЫ

Также по аналогии можно написать:

• служебную записку на приобретение материалов;
• служебную записку на приобретение принтера;
• служебную записку на приобретение спецодежды и т.д.

Пример 2

Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде.

Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки. Служебная записка на приобретение, как правило, формируется от имени лица, отвечающего за административно-хозяйственное обеспечение компании. Пишется служебная записка на закупку на имя руководителя организации.

Если руководитель посчитает необходимость покупки обоснованной, то может быть издан приказ для выдачи денег на покупку подотчетнику, либо дано поручение бухгалтерии для оплаты покупки безналичным путем.

Заявление на приобретение товара образец

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Позитивный момент

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

• Адвокат по экономическим преступлениям
• Что делать дальше после того, как купил земельный участок?
• Официальный рейтинг компаний по сопровождению банкротства юридических лиц
• Банк выставил требование о полном погашении кредита что делать в подобной ситуации
• РОИС — Таможенный реестр объектов интеллектуальной собственности
• Торговые площадки электронных торгов по банкротству
• Теория потребительского поведения предполагает что потребитель стремится

На что обратить внимание при оформлении заявки

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

Общие характеристики

Стороны, заключившие между собой договор, могут решить, что сразу после получения определенной заявки поставщик должен отправить товар. Также могут быть заранее предусмотрены какие-то сроки отправки. Заявка может приниматься в свободной форме – если это возможно, то подобный пункт указывается в договоре.

Если необходима строгая форма, тогда ее прикрепляют к договору в качестве приложения, и производить в ней какие-либо изменения запрещено. Возможность изменений может быть оговорена отдельно.

Также поставщик может использовать собственный бланк, составив его на основе образца и своих требований, и сделать обязательным для заполнения при сотрудничестве с другими компаниями. Как правило, если у поставщика есть свои бланки, он может выложить их на своем сайте или странице, чтобы клиентам было удобнее.

Использование заявки при этом будет актуальным в различных случаях, касающихся сотрудничества между поставщиком и клиентами:

• Если в момент заключения определенного договора клиент не может определиться с конкретным ассортиментом и наименованиями, необходимыми ему, то после того, как этот вопрос прояснится, можно будет отправить поставщику заявку на определенный товар.
• Заявка может выступать в качестве подтверждения и использоваться для резервирования продукции, если клиент хочет забронировать какие-то товары.
• Заявка может выступать в роли документа, акцентирующего обязательства в договорных отношениях. Например, покупатель обязан принять товары, проверить их и оплатить при отсутствии замечаний.

Что должно быть в заявке

В зависимости от условия договора, заявка может составляться в свободной форме или строгой, однако существуют некоторые пункты, которые обязательно должны быть в этом документе:

• В заголовке должно указываться наименование, а также дата составления, кроме того, необходимо указывать информацию о компании-покупателе, а также оставить контакты и ФИО уполномоченного представителя, который заказывает товар.
• Если поставки осуществляются в рамках ранее заключенного договора, то дополнительно указываются реквизиты.
• Также в форме таблицы указывается информация о товаре, среди которой наименование, характеристики товара, количество по каждой позиции, цена за единицу и за общее число по позиции, итоговая стоимость и количество по всем позициям. Кроме того, могут быть указаны требования по упаковке и способу доставки, если это необходимо.
• Если у покупателя есть какие-то ограничения по времени, то можно указать дату, до которой должен быть доставлен товар. Также следует внести в заявку адрес доставки.
• Если у покупателя есть право на скидку при покупке, то об этом можно упомянуть, в качестве основания указав реквизиты договора, где оговаривается подобная информация.
• В тех случаях, когда оплата не предусмотрена заранее в договоре, то в заявке может указываться предложение об оплате после получения или о внесении предварительной суммы в размере определенного процента от общей стоимости.

После оформления заявку необходимо подписать, это делает уполномоченный представитель организации.

Приведем образец заявки на приобретение товаров:

Заявка образец. Многие спрашивают, а как написать заявку или как составить заявку. Прежде всего хотелось бы сказать, что заявка это письменное обращение от подчиненного к начальнику (в отдел снабжения) с просьбой. Как Вы понимаете просьбы бывают разные и поэтому в заявке можно просить на ремонт, на покраску и на многое другое.

Примеры написания заявок по содержанию схожи и поэтому особо ничем друг от друга не отличаются, за исключением тех случаев, когда политика компании требует оформление заявок на официальном бланке с эмблемой компании. Хотя по сути заявки предназначены для внутреннего пользования.

Формы заявок:

Заявки бывают как внутренние так и внешние. С внутренними заявками мы разобрались, они используются для внутреннего пользования компании.

К внешним заявкам относятся заявки на получение чего либо. К примеру, на получение патента мне необходимо подать заявку, где изложить суть.

Чтобы привлечь иностранных рабочих необходимо написать заявку о потребности в привлечении иностранных работников. Заявка на выдачу, заявка на продажу, заявка на кредит и многие другие внешние заявки, которые необходимо писать или заполнять используя официальный бланк компании по сути напоминают внутренние заявки, образцы которых приведенные ниже за исключением того, что данные будут совершенно другими.

Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ

Служебная записка на списание ТМЦ — это заявление ответственного работника о том, что конкретные материальные ценности предприятия пришли в негодность и их необходимо списать. Рассказываем, как подготовить подобный документ. Актуальные примеры можно скачать бесплатно.

Суть вопроса

Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.

При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.

Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».

Полезно: как вести учет служебных записок

Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.

Какой бланк использовать

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование ТМЦ.
2. Количество и единица измерения.
3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

Актуальные образцы

Как мы отметили выше, учреждение может предусмотреть сразу несколько форм документов в зависимости от группы списываемого имущества. Рассмотрим на конкретных примерах, как составляется такая документация.

Служебная записка на списание товара, если учреждение занимается реализацией товара, произведенной продукции:

Непригодную спецодежду списывайте в аналогичном порядке. Подготовьте соответствующее распоряжение: «Образец приказа на списание спецодежды 2020 года». Основанием для составления приказа будет являться служебная записка на списание спецодежды.

Основные средства, которые невозможно отремонтировать, либо восстановление которых экономически необоснованно, списывайте на основании документа: служебная записка на списание основных средств, образец ниже.

Для материальных запасов и инвентаря:

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Служебная записка о закупке канцтоваров

Любая организация стремится к максимальному упрощению документооборота и отказу от «лишних» документов, без которых можно обойтись. Мы со своей стороны всегда говорим нашим читателям о необходимости или отсутствии необходимости в составлении определенных документов.

Иногда служебная записка действительно не нужна и обойтись без нее можно. Однако в данном случае составить «служебку» все-таки придется, поскольку сделка купли-продажи, как и любая другая финансовая сделка организации, должна найти свое отражение в бухгалтерских документах.

И служебная записка здесь будет не только информационным, но и первичным бухгалтерским документом, на основании которого и будет инициирована закупка.

Канцелярские товары

Под канцелярскими товарами понимается широкий спектр товаров, с помощью которых обеспечивается офисная деятельность: от ручек до степлеров, от мультифоры до ластиков.

Как правило, в организации примерно знают, какое количество канцелярских товаров определенных видов «потребляют» отдельные подразделения, и закупку производят заранее, на месяц или на квартал вперед.

В этом случае руководителю подразделения потребуется обратиться в службу, ведающую материально-техническим снабжением и запросить канцтовары со склада.

В случае же если канцелярские товары на складе отсутствуют, потребуется их закупить. Процесс закупки в зависимости от структуры организации может выглядеть по-разному. Ниже приведена процедура организации закупки канцтоваров в общем виде:

• Составление служебной записки. В записке указывается количество и вид канцтоваров, которые нужно приобрести.
• Рассмотрение записки руководством. Руководитель организации принимает решение о закупке канцтоваров или отказывает в ней.
• В случае положительного решения записка попадает в подразделение, ведающее снабжением, которое организует собственно закупку.

Служебная записка вместе с другими документами, подтверждающими расходы, остается в бухгалтерии в качестве «первички».

Отметим, что сообщить о необходимости закупки канцтоваров может не только руководитель подразделения, но и любой работник, считающий, что они нужны. Сделать это можно с помощью докладной записки.

Форма служебной записки

Служебная записка о закупке канцтоваров составляется в свободной форме или по форме, принятой в организации. На нашем сайте имеется возможность скачать бланк и образец служебной записки для применения в работе. В самой записке потребуется указать следующие данные:

• данные руководителя, которому направляется записка (ФИО, должность), наименование организации;
• данные лица, составившего записку (ФИО, должность, подразделение);
• заголовок (опционально);
• вид и количество канцелярских товаров, которые необходимо закупить, стоимость закупки (опционально);
• подразделение, для которого требуется канцелярия;
• дату составления.

К записке можно приложить прайс-листы, обосновывающие сумму закупки.

Служебные записки хранятся 5 лет, после чего уничтожаются в установленном в организации порядке.

Образец служебной записки в Беларуси

Служебная записка повсеместно применяется в делопроизводстве компаний и предприятий для обеспечения деловой связи между работниками либо структурными подразделениями компании на горизонтальном уровне. В этом ее принципиальная разница с докладными записками, используемыми для коммуникации на вертикальном уровне. Составитель служебной записки обращается к равному по занимаемой должности сотруднику.

Использование служебных записок

Служебные записки не относятся к распорядительным или иным кадровым документам. Основаниями для написания являются:

• согласование текущих вопросов с заинтересованными подразделениями;
• передача просьб, предложений, официальных уведомлений;
• решение вопросов, связанных с разными видами обеспечения – организационным, материально-техническим, а также информационным либо хозяйственным.

Возможно составление для запроса интересующих сведений, а также в качестве сопроводительного документа либо информационного письма. Записка является юридическим подтверждением факта обращения составителя к другому сотруднику предприятия, занимающего аналогичную с точки зрения корпоративной иерархии должность.

Как правильно написать служебную записку

Документ не имеет законодательно утвержденной формы, но может быть разработан на самом предприятии и утвержден приказом руководителя. Служебная записка должна иметь обязательные реквизиты, предусмотренные стандартными правилами делопроизводства:

• должности адресата и составителя, а также их ФИО;
• заголовок;
• дату составления;
• информационную часть с изложением сути вопроса (проблемы, просьбы);
• личную подпись составителя.

На предприятии может быть внедрена система регистрации служебных записок, например – в специальном журнале или ином регистре. Данный порядок утверждается приказом руководителя.

Пример

Начальнику отдела охраны
Иванову Г.Н.
начальника отдела маркетинка

В воскресенье, 17.02.2019 г., в отделе маркетинга будут проводиться работы по ремонту и настройке компьютеров. Прошу предоставить доступ в здание следующим сотрудникам:

1. Семченко П.Т.
2. Гусакова И.А.
3. Веремейко С.В.

Дата Начальник отдела маркетинга _______ (Петраков И.П)

Автор: Алексей Гладкий

При использовании материалов гиперссылка на creditportal.by обязательна. Если вы обнаружили ошибку на этой странице, пожалуйста, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter.

Алексей Гладкий

Профессионально занимаюсь писательской деятельностью. В настоящее время являюсь автором более 30 книг на экономические, прикладные и другие темы, большого количества статей в периодических изданиях, ряда help-проектов, финансовых порталов.

Имею высшее образование — окончил Белорусский государственный экономический университет по специальности «Бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности». После этого работал 9 лет бухгалтером (из них 6 лет — главным) как в государственных, так и в коммерческих структурах; также занимался ревизионной деятельностью.